Yoneos CRM est une solution complète pour gérer vos relations clients, et la création de devis professionnels en fait partie intégrante. En quelques étapes simples, vous pouvez générer des devis esthétiques et précis, maximisant ainsi vos chances de conversion en factures.
Voici un guide complet pour vous accompagner dans la création de devis avec Yoneos CRM :
1. Introduction à Yoneos CRM et ses fonctionnalités de création de devis 💡
Yoneos CRM est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) qui vous aide à organiser vos contacts, gérer vos projets et optimiser vos ventes. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, la création de devis est un outil puissant qui vous permet de :
Gagner du temps : Créez des devis professionnels en quelques clics grâce à des modèles pré-conçus.
Augmenter votre professionnalisme : Offrez une image professionnelle à vos clients avec des devis esthétiques et bien structurés.
Améliorer votre suivi : Suivez l’état de vos devis et convertissez-les facilement en factures.
Simplifier votre travail : Gérez tous vos documents et informations clients en un seul endroit.
2. Créer un nouveau devis dans Yoneos CRM 🚀
Pour commencer, connectez-vous à votre compte Yoneos CRM et suivez ces étapes :
- Cliquez sur l’onglet « Devis » dans le menu principal.
- Sélectionnez « Créer un nouveau devis ».
- Choisissez le bon modèle de devis (plus d’informations sur les modèles ci-dessous).
- Remplissez les informations client.
- Ajoutez vos produits ou services.
- Définissez les prix et quantités.
- Calculez les taxes et frais.
- Appliquez des remises ou promotions (si nécessaire).
- Personnalisez le contenu du devis.
- Ajoutez des conditions générales.
- Incluez des notes ou des remarques (si nécessaire).
- Prévisualisez le devis avant de l’envoyer.
- Enregistrez le devis comme brouillon ou envoyez-le directement par email.
3. Choisir le bon modèle de devis 🎨
Yoneos CRM propose plusieurs modèles de devis pré-conçus pour vous faciliter la tâche. Vous pouvez choisir un modèle qui correspond à votre image de marque et à vos besoins.
Modèles par défaut : Yoneos CRM propose des modèles simples et efficaces avec les informations essentielles.
Modèles personnalisés : Vous pouvez créer vos propres modèles en modifiant les éléments visuels et le contenu.
4. Ajouter des informations client 👤
Assurez-vous de renseigner correctement les informations client pour un devis professionnel et personnalisé :
Nom de la société : Mentionnez le nom de la société du client.
Nom du contact : Indiquez le nom du contact principal chez le client.
Adresse : Saisissez l’adresse complète du client.
Numéro de téléphone : Insérez le numéro de téléphone du client pour une communication fluide.
Adresse email : Entrez l’adresse email du client pour l’envoi du devis.
5. Sélectionner les produits ou services 📦
Yoneos CRM vous permet d’ajouter des produits ou services à votre devis de manière simple et intuitive. Vous pouvez :
Ajouter manuellement : Entrez les produits ou services un par un avec leur description, prix et quantité.
Importer des données : Si vous avez une liste de produits ou services pré-enregistrée, vous pouvez l’importer dans le devis.
Utiliser des codes QR : Scannez un code QR pour ajouter des produits ou services directement depuis votre inventaire.
6. Définir les prix et quantités 🧮
Indiquez les prix et quantités de chaque produit ou service pour un calcul précis du total. Vous pouvez également utiliser des prix unitaires ou des prix totaux, selon vos besoins.
7. Calculer les taxes et frais 💰
Yoneos CRM calcule automatiquement les taxes et frais applicables à votre devis en fonction des réglages que vous avez définis. Vous pouvez personnaliser les taux de taxes et frais en fonction des lois locales et des conditions de votre offre.
8. Appliquer des remises ou promotions 🎁
Si vous souhaitez offrir une réduction à votre client, vous pouvez appliquer des remises ou promotions à votre devis. Yoneos CRM vous permet de définir des remises fixes, des pourcentages ou des conditions spécifiques.
9. Personnaliser le contenu du devis ✍️
Pour une meilleure communication et un impact plus fort, vous pouvez personnaliser le contenu de votre devis :
Ajouter un message d’introduction : Indiquez la nature de votre offre et précisez les points importants.
Inclure des notes spécifiques : Insérez des notes ou des remarques concernant le devis.
Ajoutez un logo : Intégrez votre logo pour une image de marque cohérente.
Modifier la mise en page : Adaptez la mise en page du devis à vos préférences.
10. Inclure des conditions générales 📄
Assurez-vous d’inclure les conditions générales de vente dans votre devis :
Conditions de paiement : Précisez les modes de paiement acceptés et les délais de paiement.
Livraison : Mentionnez les conditions de livraison, les délais et les frais de livraison.
Annulation : Définissez les conditions d’annulation et de remboursement.
Garantie : Indiquez les garanties offertes sur les produits ou services.
11. Ajouter des notes ou des remarques 📝
Vous pouvez ajouter des notes ou des remarques spécifiques à votre devis pour clarifier certains points ou fournir des informations complémentaires.
12. Prévisualiser le devis avant l’envoi 👁️
Avant d’envoyer le devis à votre client, prenez le temps de le prévisualiser pour vérifier l’exactitude des informations et l’aspect général.
13. Enregistrer le devis comme brouillon 🚧
Si vous souhaitez finaliser votre devis plus tard, vous pouvez l’enregistrer comme brouillon. Vous pourrez le modifier et l’envoyer ultérieurement.
14. Envoyer le devis par email 📧
Lorsque vous êtes satisfait de votre devis, vous pouvez l’envoyer par email à votre client. Yoneos CRM vous permet de personnaliser le message d’envoi et de suivre l’état du devis.
15. Suivre l’état du devis (brouillon, envoyé, accepté, refusé) ⏳
Yoneos CRM vous permet de suivre l’état de vos devis. Vous pouvez voir si le devis est en brouillon, envoyé, accepté ou refusé.
16. Convertir un devis en facture 🧾
Si votre client accepte votre devis, vous pouvez le convertir en facture facilement. Yoneos CRM permet de transformer un devis en facture avec un seul clic, en conservant toutes les informations du devis.
17. Imprimer le devis en format PDF 🖨️
Vous pouvez imprimer votre devis en format PDF pour un rendu professionnel et une archivage simple.
18. Intégrer Yoneos CRM à d’autres outils 🧩
Yoneos CRM s’intègre à de nombreux outils tiers, comme les plateformes de paiement, les services de facturation, les logiciels de comptabilité et les applications de gestion de projet.
19. Conseils pour améliorer la présentation du devis 🖼️
Utilisez une mise en page claire et lisible : Choisissez une police de caractères lisible et utilisez des titres et des sous-titres pour structurer le document.
Ajoutez des images ou des graphiques : Des images ou des graphiques peuvent rendre votre devis plus attractif et plus facile à comprendre.
Utilisez des couleurs de marque : Intégrez les couleurs de votre entreprise pour une image de marque cohérente.
Personnalisez le contenu : Adaptez le contenu de votre devis aux besoins et aux préférences de votre client.
20. Conseils pour maximiser la conversion des devis en factures 📈
Soyez précis et clair : Assurez-vous que votre devis est complet, précis et facile à comprendre.
Offrez une expérience positive : Soyez réactif et accessible pour répondre aux questions de votre client.
Proposez des options de paiement flexibles : Facilitez le paiement en proposant différentes méthodes de paiement.
Suivez vos devis de près : Suivez l’état de vos devis et contactez les clients qui n’ont pas répondu.
En utilisant Yoneos CRM et en appliquant ces conseils, vous pouvez créer des devis professionnels qui maximisent vos chances de conversion en factures. 🚀