Yoneos CRM es una solución poderosa para gestionar las relaciones con los clientes y mejorar la productividad de tu equipo. Pero, ¿sabías que también puedes usarlo para crear una base de conocimiento eficaz y fácil de usar?
Una base de conocimiento eficaz es un activo valioso para cualquier empresa. Permite responder rápidamente a las preguntas de los clientes, reducir el tiempo de resolución de los tickets de soporte y liberar a tu equipo para que se concentre en tareas más estratégicas.
En este artículo, exploraremos cómo usar Yoneos CRM para construir una base de conocimiento que realmente funcione.
1. Introducción a Yoneos CRM y su integración con una base de conocimiento
Yoneos CRM es una plataforma completa que incluye un módulo dedicado a la gestión de la base de conocimiento. Esta integración permite crear un centro de información centralizado y accesible para todos, fácilmente accesible desde la plataforma CRM.
2. Los beneficios de una base de conocimiento eficaz en Yoneos CRM
Reducir el tiempo de resolución de los tickets de soporte.
Mejorar la experiencia del cliente proporcionando respuestas rápidas y precisas.
Liberar al equipo de soporte para tareas más estratégicas.
Aumentar la autonomía de los clientes.
Fortalecer la imagen de tu marca.
3. Crea una nueva base de conocimiento en Yoneos CRM
Accede a la sección «Base de conocimiento» en Yoneos CRM.
Haz clic en «Agregar una nueva base de conocimiento».
Dale un nombre a tu base de conocimiento y configura los parámetros básicos (idioma, URL, etc.).
4. Configuración de las categorías y artículos de la base de conocimiento
Categoriza el contenido. Divide tu base de conocimiento en categorías lógicas para facilitar la navegación. Por ejemplo: «Facturación», «Soporte técnico», «Funcionalidades».
Crea artículos. Cada artículo debe responder a una pregunta específica y proporcionar información clara y concisa.
5. Agrega contenido informativo a los artículos de la base de conocimiento
Sé conciso y preciso. Usa un lenguaje claro y evita el jargon técnico.
Utiliza títulos y subtítulos claros.
Formatea el texto para una mejor legibilidad. Usa viñetas, listas numeradas, títulos y subtítulos para hacer que el contenido sea más fácil de leer.
Ilustra con imágenes y videos. El contenido visual mejora la claridad y el compromiso.
6. Usa medios (imágenes, videos, etc.) para mejorar la claridad
Elige imágenes de alta calidad y relevantes.
Usa videos cortos y explicativos.
Integra capturas de pantalla para ilustrar los procesos.
7. Formato y organización del contenido para una mejor legibilidad
Usa títulos y subtítulos claros.
Formatea el texto con viñetas, listas numeradas y espacios.
Resalta la información importante.
Usa enlaces internos para dirigir a los usuarios a información adicional.
8. Búsqueda e indexación para una navegación fácil
Activa la búsqueda. Permite a los usuarios buscar información específica en la base de conocimiento.
Usa palabras clave relevantes. Elige palabras clave descriptivas que coincidan con las preguntas que tus clientes se hacen.
Indexa los artículos. La plataforma Yoneos CRM indexa automáticamente tu contenido para una búsqueda eficaz.
9. Integración con el sistema de tickets de soporte
Vincula artículos de la base de conocimiento a los tickets de soporte.
Envía artículos relevantes a los clientes en respuesta a sus preguntas.
Usa la base de conocimiento para resolver las solicitudes de soporte comunes.
10. Usa palabras clave relevantes para mejorar la búsqueda
Elige palabras clave descriptivas.
Usa palabras clave relacionadas con las preguntas que tus clientes se hacen.
Usa palabras clave en los títulos, subtítulos y el cuerpo del texto.
11. Proporciona respuestas rápidas y precisas a las preguntas comunes
Crea artículos para las preguntas más frecuentes.
Actualiza regularmente la base de conocimiento con nueva información.
Asegúrate de que la información esté actualizada y sea precisa.
12. Forma a los usuarios para que usen la base de conocimiento
Crea guías del usuario.
Organiza sesiones de formación.
Promueve el uso de la base de conocimiento a través de los canales de comunicación apropiados.
13. Promueve el uso de la base de conocimiento
Agrega un enlace a la base de conocimiento en tu sitio web.
Informa a los clientes sobre la existencia de la base de conocimiento.
Anima a los clientes a usar la base de conocimiento para encontrar respuestas a sus preguntas.
14. Supervisa el uso y los comentarios de los usuarios
Usa las analíticas de Yoneos CRM para realizar un seguimiento del uso de la base de conocimiento.
Recopila los comentarios de los usuarios sobre la calidad y la relevancia del contenido.
Responde a los comentarios y las solicitudes de actualizaciones.
15. Actualiza regularmente el contenido de la base de conocimiento
Agrega nuevos artículos para responder a las nuevas preguntas.
Actualiza los artículos existentes con la información más reciente.
Elimina los artículos obsoletos.
16. Trata los comentarios de los usuarios y las solicitudes de actualizaciones
Responde rápidamente a los comentarios de los usuarios.
Actualiza el contenido según las necesidades de los usuarios.
Mantén la base de conocimiento dinámica y adaptable.
17. Evita términos técnicos y jerga innecesarios
Usa un lenguaje claro y simple.
Explica los términos técnicos en detalle.
Evita las expresiones demasiado formales.
18. Mantén la coherencia de la marca en el contenido
Usa la guía de estilo de tu marca.
Mantén un tono de voz coherente.
Asegúrate de una alta calidad de contenido.
19. Mide el éxito de la base de conocimiento
Realiza un seguimiento del número de visitas, búsquedas y descargas.
Mide el tiempo de resolución de los tickets de soporte.
Analiza los comentarios de los usuarios.
20. Mejores prácticas para crear y gestionar una base de conocimiento eficaz
Comienza con un plan. Identifica las necesidades de tu público y los temas a cubrir.
Sé claro y conciso. Usa un lenguaje sencillo y fácil de entender.
Usa palabras clave relevantes. Facilita la búsqueda de información.
Sé organizado. Estructu
ra tu contenido de forma lógica.
Actualiza regularmente. Asegúrate de que la información esté actualizada.
Solicita comentarios.* Obtén retroalimentación de los usuarios.
Siguiendo estos consejos, puedes crear una base de conocimiento eficaz en Yoneos CRM que te ayudará a mejorar la experiencia del cliente, reducir el tiempo de resolución de los tickets de soporte y liberar a tu equipo para tareas más estratégicas. 💪