Yoneos CRM ist eine leistungsstarke Lösung zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und zur Steigerung der Produktivität Ihres Teams. Wussten Sie aber, dass Sie es auch verwenden können, um eine effektive und benutzerfreundliche Wissensdatenbank zu erstellen?
Eine effektive Wissensdatenbank ist ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen. Sie ermöglicht es, Kundenfragen schnell zu beantworten, die Bearbeitungszeit von Supporttickets zu verkürzen und Ihr Team freizugeben, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie Sie Yoneos CRM verwenden können, um eine Wissensdatenbank aufzubauen, die wirklich funktioniert.
1. Einführung in Yoneos CRM und seine Integration mit einer Wissensdatenbank
Yoneos CRM ist eine umfassende Plattform, die ein eigenes Modul zur Verwaltung der Wissensdatenbank umfasst. Diese Integration ermöglicht die Erstellung eines zentralen Informationszentrums, das für alle zugänglich ist und einfach über die CRM-Plattform erreichbar ist.
2. Die Vorteile einer effektiven Wissensdatenbank in Yoneos CRM
Verkürzung der Bearbeitungszeit von Supporttickets.
Verbesserung der Kundenerfahrung durch schnelle und präzise Antworten.
Entlastung des Supportteams für strategischere Aufgaben.
Steigerung der Selbstständigkeit der Kunden.
Stärkung des Images Ihrer Marke.
3. Erstellen einer neuen Wissensdatenbank in Yoneos CRM
Rufen Sie in Yoneos CRM den Bereich „Wissensdatenbank“ auf.
Klicken Sie auf „Neue Wissensdatenbank hinzufügen“.
Geben Sie Ihrer Wissensdatenbank einen Namen und konfigurieren Sie die Grundeinstellungen (Sprache, URL usw.).
4. Konfiguration der Kategorien und Artikel der Wissensdatenbank
Kategorisierung des Inhalts. Teilen Sie Ihre Wissensdatenbank in logische Kategorien ein, um die Navigation zu vereinfachen. Beispielsweise: „Rechnungsstellung“, „Technischer Support“, „Funktionen“.
Erstellen von Artikeln. Jeder Artikel sollte eine spezifische Frage beantworten und klare und prägnante Informationen liefern.
5. Hinzufügen von informativem Inhalt zu den Artikeln der Wissensdatenbank
Knapp und prägnant sein. Verwenden Sie eine klare Sprache und vermeiden Sie Fachjargon.
Verwenden Sie klare Überschriften und Unterüberschriften.
Formatieren Sie den Text für bessere Lesbarkeit. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, nummerierte Listen, Überschriften und Unterüberschriften, um den Inhalt leichter lesbar zu machen.
Veranschaulichen Sie mit Bildern und Videos. Visueller Inhalt verbessert die Klarheit und das Engagement.
6. Verwendung von Medien (Bilder, Videos usw.) zur Verbesserung der Klarheit
Wählen Sie hochwertige und relevante Bilder.
Verwenden Sie kurze und erklärende Videos.
Integrieren Sie Screenshots, um Prozesse zu veranschaulichen.
7. Formatierung und Organisation des Inhalts für bessere Lesbarkeit
Verwenden Sie klare Überschriften und Unterüberschriften.
Formatieren Sie den Text mit Aufzählungszeichen, nummerierten Listen und Leerzeichen.
Heben Sie wichtige Informationen hervor.
Verwenden Sie interne Links, um Benutzer zu zusätzlichen Informationen zu führen.
8. Suche und Indexierung für einfache Navigation
Aktivieren Sie die Suche. Ermöglichen Sie es Benutzern, in der Wissensdatenbank nach bestimmten Informationen zu suchen.
Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter. Wählen Sie beschreibende Schlüsselwörter, die den Fragen Ihrer Kunden entsprechen.
Indizieren Sie die Artikel. Die Yoneos CRM-Plattform indexiert Ihren Inhalt automatisch für eine effektive Suche.
9. Integration mit dem Ticketsystem
Verknüpfen Sie Wissensdatenbankartikel mit Supporttickets.
Senden Sie relevante Artikel an Kunden als Antwort auf ihre Fragen.
Verwenden Sie die Wissensdatenbank, um häufige Supportanfragen zu lösen.
10. Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter, um die Suche zu verbessern
Wählen Sie beschreibende Schlüsselwörter.
Verwenden Sie Schlüsselwörter, die mit den Fragen Ihrer Kunden zusammenhängen.
Verwenden Sie Schlüsselwörter in Überschriften, Unterüberschriften und im Textkörper.
11. Liefern Sie schnelle und präzise Antworten auf häufig gestellte Fragen
Erstellen Sie Artikel für die häufigsten Fragen.
Aktualisieren Sie die Wissensdatenbank regelmäßig mit neuen Informationen.
Stellen Sie sicher, dass die Informationen aktuell und korrekt sind.
12. Schulung von Benutzern zur Verwendung der Wissensdatenbank
Erstellen Sie Benutzerhandbücher.
Organisieren Sie Schulungssitzungen.
Fördern Sie die Verwendung der Wissensdatenbank über die entsprechenden Kommunikationskanäle.
13. Förderung der Nutzung der Wissensdatenbank
Fügen Sie einen Link zur Wissensdatenbank auf Ihrer Website hinzu.
Informieren Sie Kunden über die Existenz der Wissensdatenbank.
Ermutigen Sie Kunden, die Wissensdatenbank zu nutzen, um Antworten auf ihre Fragen zu finden.
14. Überwachen Sie die Nutzung und das Feedback der Benutzer
Verwenden Sie die Analysen von Yoneos CRM, um die Nutzung der Wissensdatenbank zu verfolgen.
Sammeln Sie Feedback von Benutzern zur Qualität und Relevanz des Inhalts.
Beantworten Sie Kommentare und Anfragen nach Aktualisierungen.
15. Aktualisieren Sie den Inhalt der Wissensdatenbank regelmäßig
Fügen Sie neue Artikel hinzu, um neue Fragen zu beantworten.
Aktualisieren Sie bestehende Artikel mit den neuesten Informationen.
Entfernen Sie veraltete Artikel.
16. Behandeln Sie Feedback von Benutzern und Anfragen nach Aktualisierungen
Reagieren Sie schnell auf Feedback von Benutzern.
Aktualisieren Sie den Inhalt nach den Bedürfnissen der Benutzer.
Halten Sie die Wissensdatenbank dynamisch und reaktiv.
17. Vermeiden Sie technische Begriffe und unnötigen Jargon
Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache.
Erklären Sie technische Begriffe im Detail.
Vermeiden Sie zu formelle Ausdrücke.
18. Erhalten Sie die Markenkonsistenz im Inhalt
Verwenden Sie das Corporate Design Ihrer Marke.
Behalten Sie einen konsistenten Ton.
Sichern Sie eine hohe Content-Qualität.
19. Messen Sie den Erfolg der Wissensdatenbank
Verfolgen Sie die Anzahl der Besuche, Suchen und Downloads.
Messen Sie die Bearbeitungszeit von Supporttickets.
Analysieren Sie das Feedback der Benutzer.
20. Best Practices für die Erstellung und Verwaltung einer effektiven Wissensdatenbank
Beginnen Sie mit einem Plan. Identifizieren Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums und die Themen, die behandelt werden sollen.
Seien Sie klar und prägnant. Verwenden Sie eine einfache und leicht verständliche Sprache.
Verwenden Sie relevante Schlüsselwörter. Vereinfachen Sie die Suche nach Informationen.
Seien Sie organisiert. Strukturieren Sie Ihren Inhalt logisch.
Aktualisieren Sie regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass die Informationen aktuell sind.
Fragen Sie nach Feedback.* Holen Sie sich Feedback von Benutzern.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie in Yoneos CRM eine effektive Wissensdatenbank erstellen, die Ihnen hilft, die Kundenerfahrung zu verbessern, die Bearbeitungszeit von Supporttickets zu verkürzen und Ihr Team für strategischere Aufgaben freizugeben. 💪