Yoneos es una solución de gestión de tickets y conocimiento potente y flexible, diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Pero para maximizar su potencial y convertirlo en una verdadera ventaja para tu organización, es crucial personalizarlo para alinearlo con tus procesos y flujos de trabajo.
Aquí te explicamos cómo puedes personalizar Yoneos para una experiencia de usuario única y una gestión óptima de tus tickets y conocimiento:
1. Personalización de Yoneos para una experiencia de usuario única
- Interfaz de usuario personalizada: Yoneos te permite personalizar la interfaz de usuario según tus preferencias. Puedes modificar los colores, logotipos, fuentes y el diseño de las páginas para crear una experiencia de usuario única que coincida con la identidad de tu marca.
- Temas y estilos: Elige entre una variedad de temas prediseñados o crea tu propio tema para un aspecto y una sensación únicos.
- Configuración del tablero: Personaliza tu tablero para mostrar la información más relevante para tu función y responsabilidades.
- Idiomas múltiples: Ofrece una experiencia de usuario transparente a tus empleados y clientes traduciendo la interfaz de Yoneos a los idiomas que elijas.
2. Adaptación de Yoneos a tus necesidades específicas de gestión del conocimiento
- Creación de bases de conocimiento personalizadas: Crea bases de conocimiento estructuradas y organizadas en torno a los temas que son más importantes para tu empresa.
- Categorización y clasificación: Organiza tu base de conocimiento en categorías y subcategorías para facilitar la navegación y la búsqueda de información.
- Plantillas de artículos y páginas: Utiliza plantillas prediseñadas o crea las tuyas propias para garantizar la coherencia de tu base de conocimiento.
- Gestión de versiones: Lleva un registro preciso de los cambios realizados en tu base de conocimiento y restaura las versiones anteriores si es necesario.
3. Creación de flujos de trabajo personalizados para la gestión de tickets
- Automatización de los flujos de trabajo: Configura flujos de trabajo automatizados para gestionar los tickets de forma eficiente y sin esfuerzo manual.
- Definición de reglas y condiciones: Define reglas y condiciones para automatizar las acciones, como la asignación de tickets, la notificación de usuarios o la escalada de tickets.
- Configuración de estados y transiciones: Define los estados de los tickets (por ejemplo, abierto, en curso, resuelto, cerrado) y las posibles transiciones entre estos estados.
- Notificaciones y recordatorios: Configura notificaciones y recordatorios para mantener a los usuarios informados del estado de los tickets.
4. Integración de sistemas de terceros para una mejor gestión del conocimiento
- Integración con herramientas CRM: Sincroniza Yoneos con tus herramientas CRM para una gestión integrada de clientes y tickets.
- Integración con plataformas de comunicación: Integra Yoneos con plataformas de comunicación como Slack, Teams o Discord para una comunicación y colaboración eficientes.
- Integración con herramientas de almacenamiento en la nube: Almacena y comparte fácilmente archivos y documentos desde plataformas de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive o OneDrive.
5. Configuración de campos y atributos para una mejor organización
- Definición de campos personalizados: Agrega campos personalizados a los tickets y artículos de la base de conocimiento para capturar la información específica de tu empresa.
- Configuración de los tipos de campos: Elige entre una variedad de tipos de campos, como texto, lista desplegable, casilla de verificación o fecha.
- Creación de formularios de tickets personalizados: Crea formularios de tickets personalizados para recopilar la información necesaria de los usuarios.
6. Automatización de tareas para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia
- Automatización de notificaciones: Configura notificaciones automáticas para eventos importantes, como la asignación de un ticket, la actualización del estado de un ticket o la creación de un nuevo artículo de la base de conocimiento.
- Automatización de tareas repetitivas: Automatiza las tareas repetitivas, como el cierre de tickets después de un tiempo determinado de inactividad, la creación de informes periódicos o la actualización de los artículos de la base de conocimiento.
- Integración con herramientas de automatización: Integra Yoneos con herramientas de automatización como Zapier para automatizar procesos más complejos.
7. Personalización de informes y tableros
- Creación de informes personalizados: Crea informes personalizados para realizar un seguimiento del rendimiento de tu gestión del conocimiento y los tickets.
- Visualización de datos: Visualiza los datos de tus informes mediante gráficos y tablas para una mejor comprensión de las tendencias y el rendimiento.
- Configuración de tableros: Personaliza tus tableros para mostrar la información más importante para ti y tus equipos.
8. Creación de plantillas de tickets y bases de conocimiento
- Plantillas de tickets prediseñadas: Utiliza plantillas de tickets prediseñadas para acelerar la creación de nuevos tickets.
- Plantillas de artículos de la base de conocimiento: Crea plantillas de artículos de la base de conocimiento para garantizar la coherencia y la claridad de tus artículos.
9. Uso de la función de búsqueda avanzada para una búsqueda eficaz
- Búsqueda por palabras clave: Busca información en tu base de conocimiento utilizando palabras clave específicas.
- Búsqueda por filtros: Aplica filtros para refinar tus búsquedas y encontrar la información más relevante.
- Búsqueda por fecha: Busca información en función de la fecha de creación o modificación.
10. Definir permisos y roles para una gestión eficaz de los usuarios
- Gestión de roles y permisos: Define roles y permisos específicos para controlar el acceso a la información y las funciones.
- Control de acceso granular: Configura permisos específicos para cada usuario o grupo de usuarios.
- Gestión de usuarios: Agrega, elimina o modifica usuarios y sus permisos fácilmente.
11. Gestión del conocimiento basada en la nube para un acceso simplificado
- Acceso seguro y centralizado: Accede a tu base de conocimiento y tus tickets desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Sincronización automática de datos: Los datos se sincronizan automáticamente entre todos los usuarios y dispositivos.
- Respaldo y recuperación de datos: Los datos se respaldan automáticamente y se pueden restaurar fácilmente en caso de problemas.
12. Colaboración y el intercambio de información mejorado
- Comentarios y discusiones: Discute los tickets y los artículos de la base de conocimiento con otros usuarios.
- Intercambio de documentos: Comparte fácilmente documentos y archivos con otros usuarios.
- Sistema de seguimiento de cambios: Lleva un registro de los cambios realizados en los tickets y los artículos de la base de conocimiento.
13. Mejora de la satisfacción del cliente a través de una mejor gestión de tickets
- Resolución más rápida de tickets: Una gestión eficaz de tickets permite resolver los problemas más rápidamente y minimizar los tiempos de espera.
- Comunicación transparente: Los clientes son informados del estado de sus tickets en cada etapa del proceso.
- Mejora de la calidad del servicio: Una gestión eficaz del conocimiento y los tickets ayuda a mejorar la calidad general del servicio al cliente.
14. Optimización de la productividad y la eficiencia de los equipos
- Reducción del tiempo dedicado a buscar información: Una base de conocimiento bien organizada permite a los empleados encontrar la información que necesitan rápidamente.
- Mejora de la colaboración: Los equipos pueden colaborar más eficazmente en los tickets y los artículos de la base de conocimiento.
- Aumento de la productividad: La gestión eficaz del conocimiento y los tickets permite a los equipos concentrarse en tareas más importantes.
15. Reducción de los costes y el tiempo de resolución de problemas
- Reducción de los costes de asistencia: La gestión eficaz del conocimiento y los tickets permite reducir los costes de asistencia resolviendo los problemas más rápidamente y minimizando las llamadas repetidas.
- Disminución de los tiempos de inactividad: La rápida resolución de problemas reduce los tiempos de inactividad y las interrupciones del servicio.
16. Mejora de la toma de decisiones a través de información clara y precisa
- Análisis de datos de rendimiento: Los informes y los tableros proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de tu gestión del conocimiento y los tickets.
- Identificación de tendencias: Identifica las tendencias y los problemas potenciales para tomar decisiones informadas.
- Mejora de los procesos: Utiliza los datos para mejorar los procesos y las estrategias de gestión del conocimiento y los tickets.
17. Cumplimiento de los requisitos reglamentarios
- Gestión de datos sensibles: Yoneos te permite gestionar datos sensibles de acuerdo con los requisitos reglamentarios.
- Auditorías y trazabilidad: Lleva un registro de los cambios realizados en tu base de conocimiento y tus tickets para cumplir con los requisitos de auditoría.
18. Creación de una solución de gestión del conocimiento y tickets a medida
Al personalizar Yoneos, creas una solución a medida que responde perfectamente a las necesidades específicas de tu empresa y optimiza tus procesos de gestión del conocimiento y los tickets.
En conclusión, la personalización de Yoneos es esencial para aprovechar al máximo esta solución potente y flexible. Al adaptar Yoneos a tus necesidades específicas, puedes mejorar la colaboración, la productividad, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de las normas.